Come essere più produttivi ed eliminare le attività che fanno perdere tempo (utilizzando la Matrice di Eisenhower)

di | 15 Novembre 2020

Dwight Eisenhower, il 34° presidente degli Stati Uniti, in carica per due mandati dal 1953 al 1961, ha vissuto una delle vite più produttive che tu possa immaginare.

Dwight Eisenhower

Durante il suo mandato ha lanciato programmi che hanno portato direttamente allo sviluppo dell’Interstate Highway System negli Stati Uniti, il lancio di Internet (DARPA ), l’esplorazione dello spazio (NASA) e l’uso pacifico di fonti energetiche alternative (Atomic Energy Act).

Prima di diventare presidente Eisenhower era un generale a cinque stelle dell’esercito degli Stati Uniti. Servì come comandante supremo delle forze alleate in Europa durante la seconda guerra mondiale e fu responsabile della pianificazione e dell’esecuzione di invasioni nel Nord Africa, in Francia e in Germania.

Durante la sua carriera, è stato Presidente della Columbia University, è diventato il primo Comandante supremo della NATO e in qualche modo ha trovato il tempo per dedicarsi a hobby come il golf e la pittura a olio.

Eisenhower aveva un’incredibile capacità di mantenere un alto livello di produttività. Non solo per settimane o mesi, per decenni! Per questo motivo non sorprende che i suoi metodi per la gestione del tempo e delle attività, e la sua produttività in generale, siano stati studiati da molte persone.

La sua strategia per la produttività più famosa è conosciuta come la “Matrice di Eisenhower” ed è un semplice strumento decisionale che puoi iniziare ad usare anche tu fin da subito.

Vediamo insieme come funziona questa strategia e scopriamo come possiamo diventare immediatamente più produttivi 😉

La Matrice di Eisenhower: come diventare immediatamente più produttivi

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Utilizzare la strategia di Eisenhower per agire e organizzare i tuoi compiti è molto semplice. Tramite questa matrice decisionale (la troverai qui sotto) separerai le tue azioni in base a quattro possibilità:

  1. Urgente e importante (compiti da svolgere immediatamente);
  2. Importante, ma non urgente (attività da pianificare);
  3. Urgente, ma non importante (compiti da delegare a qualcun altro);
  4. Né urgente né importante (compiti da eliminare).

Il bello di questa matrice è che puoi utilizzarla sia per ampi piani di produttività spalmati su più giorni (es: “Come dovrei trascorrere il mio tempo questa settimana?”) che per piccoli piani giornalieri (es: “Cosa dovrei fare oggi?”).

Ecco qui come appare la Matrice di Eisenhower:

Qual è la differenza tra urgente e importante?

“Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante, le cose poco importanti diventano urgenti per la mancanza di pianificazione.”

Dwight Eisenhower

Le attività urgenti sono quelle cose a cui senti di dover reagire o che richiedono una risposta immediata (es: e-mail, telefonate, messaggi, notizie, ecc.).

Mentre:

“I compiti importanti sono cose che contribuiscono alla nostra missione, ai nostri valori e che ci avvicinano ai nostri obiettivi a lungo termine.”

Brett McKay

Separare queste differenze è abbastanza semplice da fare una volta, ma farlo in continuazione, senza perdere perdere la concentrazione necessaria, può risultare piuttosto difficile.

Il motivo per cui personalmente adoro la Matrice di Eisenhower è che fornisce un quadro chiaro, permettendomi di prendere le decisioni più e più volte in maniera semplice, avendo già classificato in precedenza le varie attività secondo i criteri di urgenza e importanza.

Una volta fatto il lavoro di “classificazione” e stabilito in quale quadrante della matrice rientrano le attività con cui ai a che fare quotidianamente, risparmierai tantissimo tempo! Saprai esattamente quali sono le tue priorità e come dovrai gestire ogni tuo compito.

Ecco alcune osservazioni personali che ho fatto usando questo metodo.

Parola d’ordine: “Eliminare il superfluo”

Tempo fa stavo leggendo qualcosa in merito alla programmazione informatica, quando mi sono imbattuto in una citazione davvero interessante:

“Non esiste codice più veloce di un codice che non c’è.”

Kevlin Henney

In altre parole, il modo più veloce per portare a termine qualcosa, che si tratti di far leggere una riga di codice ad un computer o di completare un’attività della tua “to do list”, è eliminare completamente quell’attività dalle cose da fare.

Non c’è modo più veloce per fare qualcosa che non farla affatto.

Non è un invito ad essere pigri, ma piuttosto un suggerimento per costringerti a prendere decisioni difficili ed eliminare qualsiasi compito che non ti porti verso la tua missione, i tuoi valori e i tuoi obiettivi.

Troppo spesso usiamo la produttività, la gestione del tempo e l’ottimizzazione come scuse per evitare una domanda davvero difficile: “è davvero necessario farlo?”

È molto più facile rimanere super occupati e dire a te stesso che devi solo essere un po’ più efficiente, o lavorare più duramente, che sopportare il dolore di eliminare un compito che ti fa sentire a tuo agio, ma non è un’attività che ti consente di mettere a frutto il tuo tempo portandoti più vicino ai tuoi obiettivi.

“Essere super occupati è una forma di pigrizia.”

Tim Ferriss

Io trovo che la Matrice di Eisenhower sia veramente molto utile perché mi spinge a chiedermi se un’azione sia davvero necessaria.

Se mi accorgo che non lo è la sposto immediatamente nel quadrante “Elimina” invece di eseguirla “a testa bassa”, come una macchina col pilota automatico, senza pensare.

Se semplicemente eliminassi tutte le attività che ti fanno perdere tempo ogni giorno, probabilmente non avresti nemmeno bisogno di suggerimenti su come essere più produttivo nelle cose che contano 😉

Questa attività mi aiuta a raggiungere il mio obiettivo?

Un’ultima nota: può essere difficile eliminare le attività che fanno perdere tempo se non sei sicuro di quale sia il tuo obiettivo. Nella mia esperienza, ci sono due domande che possono aiutare a chiarire l’intero processo alla base della Matrice di Eisenhower.

Queste due domande sono:

  1. A cosa sto lavorando? Qual è la mia missione?
  2. Quali sono i valori fondamentali che guidano la mia vita?

Queste sono domande che mi pongo spesso. Rispondere a queste domande mi ha aiutato a “classificare” le mie attività all’ interno della matrice.

Decidere quali attività eseguire e quali attività eliminare diventa molto più semplice quando hai le idee chiare su ciò che è importante per te.

Conclusioni

La Matrice di Eisenhower non è una strategia perfetta, ma io ritengo che sia un utile strumento decisionale per poter aumentare la produttività ed eliminare i comportamenti che assorbono energia mentale, ci fanno perdere tempo e non ci spingono verso i nostri obiettivi.

Mi auguro che anche tu la troverai utile 🙂

Vuoi diventare un campione di produttività? Leggi anche gli altri articoli sull’argomento presenti nel nostro blog!

Parti da qui:

Come aumentare la produttività sul lavoro – 3 Consigli (veramente) utili

Produttività: come massimizzarla ed essere persone di successo

Alla prossima! 😉

Articolo scritto da Alessio di Marketing360Gradi

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