Come aumentare la produttività sul lavoro – 3 Consigli (veramente) utili

di | 11 Novembre 2020

Abbiamo tutti le stesse 24 ore in un giorno, quindi sfruttare al massimo il nostro tempo è fondamentale.

Ciò non significa lavorare più ore, significa lavorare in modo più intelligente

È importante capire come gestire il tuo tempo, in modo da poter ottenere una produttività ottimale.

Non è scienza missilistica che richiede uno sforzo di immaginazione, ma servono sicuramente alcuni suggerimenti e trucchi efficaci per assicurarti di ottenere il massimo dalla tua giornata e provare un senso di realizzazione. 

Ecco i nostri 4 consigli – che possono davvero aiutarti – per aumentare la tua produttività sul lavoro.

1. Pianifica in anticipo

Conosciamo tutti lo stress che può derivare da una settimana lavorativa intensa. Soprattutto quando stai a letto la domenica sera pensando a tutto ciò che hai da fare nella prossima settimana.

Tuttavia, se dovessi pianificare in anticipo … che sia quotidianamente, settimanalmente o mensilmente, ti sentiresti più in controllo della tua vita quotidiana. Pianificare in anticipo ha molti vantaggi in quanto passerai meno tempo a preoccuparti di ciò che accadrà e userai meglio il tempo nel momento, per non parlare di come le riunioni perse o il dimenticarsi di inviare e-mail diventeranno un ricordo del passato. Questo perché quando crei un piano efficace sarai in grado di rimanere responsabile.

Se non hai chiarezza su ciò che devi fare in un dato giorno, probabilmente ti sentirai occupato… ma non sarai produttivo. 

Inizia a pianificare le tue giornate in anticipo, anche la sera prima e vedrai come non solo otterrai di più in meno tempo, ma sperimenterai anche un flusso più facile verso la vita piena di lavoro utile che aggiunge valore alla tua vita. Quindi assicurati di iniziare a programmare la tua giornata almeno la sera prima per ottenere il massimo da essa.

2. Stabilisci obiettivi realistici

Molti di noi affrontano la vita e la carriera con uno o più obiettivi in ​​mente. Stabilire degli obiettivi non significa solo stabilire una direzione generale per la vita, ma anche darci pietre miliari di successo che forniscono soddisfazione una volta raggiunte e durante tutto il viaggio.

Nel 1980 la più grande indagine mai condotta sul legame tra definizione degli obiettivi e produttività è stata condotta da ricercatori dell’Università del Maryland. I ricercatori di questo studio hanno spiegato nel riassunto dell’articolo:

“Gli studi di laboratorio e sul campo sugli effetti della definizione di obiettivi durante l’apprendimento o l’esecuzione di un’attività ha rilevato che: obiettivi specifici e stimolanti hanno portato a prestazioni più elevate rispetto a obiettivi facili, come” fai del tuo meglio” puttosto che nessun obiettivo.

I risultati in termini di definizione degli obiettivi sono stati eccezionali e lo studio ha proseguito affermando:

“I principali meccanismi attraverso i quali gli obiettivi influenzano le prestazioni sono dirigere l’attenzione, mobilitare lo sforzo, aumentare la persistenza e lo sviluppo di una strategia“.

In parole semplici: attenzione, avere la forza di iniziare, essere più persistenti e sviluppare una strategia sono meccanismi che si sviluppano fissando un obbiettivo.

Da questo, possiamo imparare che fissando obiettivi e lavorando per raggiungerli presto nella vita, le nostre vite saranno più gratificanti e sostanziali e che non è mai troppo tardi per iniziare.

Con questo in mente, il modo migliore per fissare gli obiettivi è utilizzare il concetto SMART di cui ci sono alcune variazioni. Di seguito il metodo SMART (intelligente) tradotto in italiano.

S – Specifico, significativo

M – Misurabile, significativo, motivazionale

A – Raggiungibile, realizzabile, accettabile, orientato all’azione

R – realistico, pertinente, ragionevole, gratificante, orientato ai risultati

T – basato sul tempo, tempestivo, tangibile, tracciabile

I tuoi obiettivi dovrebbero quindi essere sempre:

  • Chiaramente definiti – quindi, invece di “apprendere una nuova abilità sul lavoro”, dovrebbe essere “imparare a condurre una riunione di lavoro online”
  • Realistici – Stabilisci obiettivi che possano essere raggiunti con le risorse a tua disposizione in questo momento piuttosto che “pianificare in futuro” questi obiettivi. Ad esempio, non puoi fare qualcosa che sai ti richiederà 3 anni di dedizione e candidatura a tempo pieno in 2 anni mentre mantieni un lavoro a tempo pieno e cresci una famiglia.
  • Impegnativi: se l’obiettivo che ti sei prefissato è facile da raggiungere, non è un obiettivo. Devi vedere gli obiettivi come una sfida che richiede il tuo tempo e il tuo impegno per essere raggiunta. Inizia impostando un obiettivo che potrebbe sembrare leggermente al di là di ciò di cui sei capace e in questo modo sarai in grado di fare più di quanto credi di poter fare.
  • Significativi: gli obiettivi o l’obbiettivo che ti sei prefissato deve darti un senso di realizzazione.

Stabilire obiettivi ti aiuterà a migliorare la tua produttività poiché sarai preoccupato di raggiungerli e quindi concentrato e coerente nel tuo lavoro.

3. Traccia e limita

Hai mai pensato a quanto tempo dedichi a compiti specifici mentre sei al lavoro? Quanto tempo richiede il completamento di ciascuna attività e quanto tempo potresti perdere?

Alcuni di noi pensano di essere abbastanza bravi a valutare quanto tempo dedichiamo alle attività, tuttavia, la ricerca mostra che solo il 17% circa di noi è effettivamente in grado di stimare il tempo che dedichiamo a fare cose specifiche, con precisione. (ah, io ammetto di non esserne in grado, ad esempio!)

Implementando un sistema di tracciamento che può aiutarti a monitorare le tue attività e il tempo necessario per completarle, sarai in grado di capire meglio se stai usando il tuo tempo in modo efficace e produttivo o se alcune attività stanno occupando troppo tempo inutilmente.

Riuscirai inoltre, in futuro, a fare previsioni più corrette.

Come mai? Bene, iniziare con il monitoraggio del tempo ti aiuterà a capire dove ti stai distraendo. 

Ti aiuterà a individuare le cose al lavoro che ti mettono ripetutamente fuori strada come riunioni, interruzioni o attività non pianificate. 

Tenere traccia del tuo tempo ti aiuterà anche a individuare i flussi di lavoro che dovrebbero essere automatizzati invece di spendere ore su di essi.

Forse sei il tipo di persona che è pronta e impaziente di andare non appena ha bevuto il caffè del mattino, o forse sei più produttivo nel pomeriggio. Implementando un sistema di monitoraggio del tempo nella tua giornata lavorativa, sarai in grado di trovare più facilmente le ore d’oro della tua produttività

Ciò ti consentirà di gestire le tue attività e i tuoi livelli di energia di conseguenza. Ad esempio, il lavoro che richiede una maggiore concentrazione può essere riservato a quando sai di essere più produttivo e ad altre attività che richiedono meno energia che puoi completare in un altro momento. Ci sono molte app per controllare il tempo, come Clockify.

il tempo è denaro

Citazione che hai sentito decine di volte, si. Ma verissima!

Questo articolo è stato scritto da Alessia di Marketing360gradi

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