10 consigli per gestire il tuo tempo in modo efficace

di | 15 Novembre 2020

Il tempo vola, non si ferma mai! Ciò rende il tempo una variabile che può essere difficile da controllare e monitorare. Oltretutto, una volta che il tempo se ne è andato, non lo riavrai più. Per le aziende, ad esempio, perdita di tempo = perdita di denaro!

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In un ambiente aziendale in cui dipendenti e professionisti qualificati vengono assunti in base al loro contributo e alla loro produttività, sarebbe un’ottima idea andare a migliorare la propria capacità di gestione del tempo.

Perché? Presto detto, non solo si terrà una migliore traccia di come si utilizza il proprio tempo, ma si avrà anche l’opportunità di monitorare i propri progressi nei progetti e di conseguenza contribuire al successo dell’intera azienda.

Essere consapevoli dell’utilizzo del nostro tempo si tradurrà in un miglioramento personale e nel raggiungimento dei nostri obiettivi. Questo è vero sia nel lavoro che nella vita privata. 

Qual è il modo migliore per gestire il tempo in modo efficace? Applicare questi 10 suggerimenti può essere un buon inizio! 🙂

1. Controllare le proprie ore

Sappi esattamente come trascorri il tuo tempo. In un ufficio, dovresti cercare di capire quali sono le attività che ti stanno rubando il tempo, così potrai fare qualcosa al riguardo. Ad esempio, potrebbe capitarti di passare un’ora davanti alla posta elettronica invece di completare progetti importanti. 

Sapere esattamente dove sta andando il tuo tempo può aiutarti a prendere decisioni sulla delega delle attività o sull’acquisto di un software per accelerare alcuni processi più semplici.

2. Impostare un limite di tempo

Impostare un limite di tempo per un’attività può essere divertente. In effetti, può essere come un gioco. Alcune aziende in realtà dividono i dipendenti in gruppi e il gruppo che termina per primo un progetto o un’attività riceve una ricompensa. 

Puoi applicare questo principio a qualsiasi attività. Imposta un limite di tempo definito, ad esempio un’ora o due. Quindi prova a completare l’attività entro il tempo assegnato e senti l’eccitazione mentre lo fai.

3. Utilizzare dei software per la gestione del tempo

La tecnologia può essere un valido aiutante nella gestione del tempo. Varie app aiutano persino a tenere traccia del tempo dei dipendenti in modo da poter monitorare i loro check-in e check-out. Internet offre una varietà di app e strumenti e alcuni sono utili per la gestione aziendale, in particolare per il monitoraggio e la valutazione dei processi quotidiani. 

Per molte app, le funzioni avanzate delle versioni a pagamento possono anche darti un maggiore controllo e una migliore interfaccia per l’utente.

4. Avere sempre un elenco di cose da fare

Avere un elenco di cose da fare ti può far risparmiare un’enormità di tempo. Se hai una lista, non dovrai mai chiederti cosa c’è nell’agenda quotidiana o cosa dovrai fare dopo. In effetti, avere una lista ti mantiene concentrato e motivato, offrendoti una dolce soddisfazione ogni volta che spunti un compito dal tuo elenco. Gli elenchi ti consentono anche di vedere e monitorare i tuoi progressi. 

Anche se sei circondato da distrazioni, il tuo elenco ti manterrà sulla strada giusta.

5. Pianificare in anticipo

Pianificare in anticipo è una parte fondamentale della gestione del tempo. Idealmente, dovresti pianificare in anticipo per la settimana o almeno per il giorno prima. Quando sai esattamente cosa fare durante la giornata o la settimana, rimarrai organizzato e concentrato. Puoi suddividere le attività da svolgere nei vari giorni per vedere in anticipo quanto tempo sarà necessario per completare un progetto. 

Anche dedicare solo pochi minuti alla pianificazione in anticipo può trasformare in maniera sorprendente il modo in cui lavori.

6. Inizia con le tue attività più importanti

Svolgi i tuoi compiti più importanti al mattino. Tutti quei compiti stressanti, i compiti più difficili, quei compiti che richiedono una grande quantità di tempo, falli al mattino! 

Il motivo è semplice. Al mattino hai più energia, quindi sarai in grado di affrontare i compiti con una maggiore concentrazione e perciò sarai più efficiente. Inoltre, la sensazione di soddisfazione nel portare a termine le cose più importanti per prime, migliorerà il tuo stato d’animo per tutto il resto della giornata.

7. Delegare e affidare all’esterno

Non puoi fare tutto da solo, quindi dovresti essere disposto a delegare qualche compito. Forse è il momento di addestrare qualcuno a svolgere alcuni semplici processi, nel tuo lavoro o in ufficio. Ciò ti consentirà di concentrarti sui progetti più grandi o sui compiti più importanti. 

Potresti anche affidare il lavoro a un libero professionista esterno e risparmiare così molto tempo.

8. Concentrarsi su un’attività alla volta

Se hai scelto di svolgere un compito, portalo fino alla fine! Evita di fare metà del lavoro e abbandonare il tuo compito attuale andando a fare qualcos’altro. Ecco esempio di un lavoro lasciato a metà: “stai preparando un documento importante, quindi all’improvviso ti metti a controllare la posta elettronica senza motivo e inizi a rispondere alle mail”. 

Non solo sarebbe una cattiva gestione del tuo tempo, ma anche il sintomo di una cattiva concentrazione. Concentrati sul compito da svolgere ed evita queste insidie.

9. Apportare alcune modifiche alla pianificazione

Se ti senti più energico in determinati momenti della giornata, cambia il tuo programma per sfruttare al meglio questi frangenti. Utilizza al meglio il tuo tempo. Alcune persone sono più energiche al mattino, mentre altre hanno uno stile più nottambulo. 

Quando imposterai il programma considerando i tuoi punti di forza, ti renderai conto di poter fare di più, in meno tempo!

10. Evita la perfezione

Non lasciare che la perfezione sia nemica del bene, come si suol dire. Evita di analizzare troppo tutto ciò che fai. Ciò non significa essere imprudenti, comunque. Fai del tuo meglio, sempre. Ma la perfezione può trascinarti verso il basso, quindi non pensarci. Una volta che hai finito un compito e dato il tuo meglio, devi andare avanti.

Conclusioni

Una gestione efficace del tempo è in definitiva il risultato di avere il giusto atteggiamento e impegno nei confronti dei propri obiettivi. Alcuni software possono aiutarti ad automatizzare alcuni processi e ci sono molti calendari e dispositivi di monitoraggio disponibili per aiutarti a gestire il tempo in modo efficace.

Qualunque siano i suggerimenti o gli strumenti che applicherai, usa il tuo tempo con saggezza, ma trova anche dei momenti per riposarti e rilassarti, per mantenerti felice e motivato per tutta la vita.

Quali trucchi e suggerimenti usate tu e la tua squadra per gestire meglio il vostro tempo? Faccelo sapere qui sotto nei commenti.

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Alla Prossima! 🙂

Articolo scritto da Alessio di Marketin360Gradi.

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